Staranne poszukiwanie uprawnionych do utworów osieroconych

Udostępniania utworów chronionych prawem autorskim możliwe jest jedynie na terenie uprawnionych instytucji, zgodnie z art. 28 pkt 1 ust 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.1994.24.83. z późniejszymi zmianami). Eksploatacja online wymaga zgody podmiotu (zwykle w formie udzielenia licencji), który posiada autorskie prawa majątkowe do danego utworu.  Zgody nie wymagają utwory znajdujące się w tak zwanej domenie publicznej, czyli nigdy  nie chronione prawem autorskim lub takie, których ochrona już wygasła.

W trakcie realizowania projektów digitalizacyjnych bibliotekarze zaobserwowali szczególny typ dzieł – obiekty, których status nie pozwalał określić, czy są już w domenie publicznej, czy też są nadal chronione prawem autorskim. Wątpliwości budziły zarówno brak autora, oznaczenie utworu nic nie mówiącym pseudonimem, brak daty publikacji przy równoczesnym braku innych danych, które mogłyby precyzyjnie lokalizować dany utwór w czasie. Zaś dla obiektów, które posiadały pełne dane, niemożliwe było ustalenie podmiotu dysponującego prawami majątkowymi. Ze względu na swój „opuszczony” charakter przyjęto nazywać je utworami lub dziełami osieroconymi (ang. orphan works).

W ramach Unii Europejskiej regulację prawną dostępu do utworów osieroconych  znajdujemy w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2012/28/UE z dnia 25 października 2012 r. w sprawie niektórych dozwolonych sposobów korzystania z utworów osieroconych (Dz.U.UE.L.2012.299.5 z dnia 27 października 2012 r.) weszła w życie w październiku 2012 r. Kraje członkowskie miały dwa lata na wdrożenie dyrektywy do krajowego ustawodawstwa.  Polska implementowała dyrektywę ustawą z dnia 11 września 2015 r. o zmianie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy o grach hazardowych (DZ.U. 2015.1639 z dnia 19 października 2015 r.), która weszła w życie w dniu 20 listopada 2015 r.

Najważniejszym celem dyrektywy było zapewnienie pewności prawnej poprzez jednolite dla wszystkich krajów UE sposoby korzystania z utworów osieroconych. Cel nie mniej ważny to transgraniczny dostęp, który zrealizowano poprzez zasadę wzajemnego uznania dzieł osieroconych – utwór osierocony w jednym państwie może być dostępny i wykorzystywany we wszystkich krajach UE.

Rozwiązania przyjęte w dyrektywie bazują na dozwolonym użytku – poprzez przyznanie określonym instytucjom prawa do udostępniania online utworów, które zostaną uznane za osierocone w następstwie starannego (ale bezskutecznego) poszukiwania podmiotów dysponujących prawami do tych utworów.

Na polskim gruncie rozwiązania dotyczące korzystania z utworów osieroconych przedstawiają się następująco.

Podmioty uprawnione do korzystania z utworów osieroconych.

Zgodnie z art. 35⁵ ust. 2 ustawy  prawo do korzystania z utworów osieroconych mają:

• archiwa,
• biblioteki,
• instytucje kultury, których statutowym zadaniem jest gromadzenie, ochrona i upowszechnianie zbiorów dziedzictwa filmowego lub fonograficznego,
• instytucje oświatowe,
• instytuty badawcze prowadzące działalność, o której mowa w art. 2 ust. 3 ustawy z 30.4.2010 r. o instytutach badawczych,
• instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk prowadzące działalność, o której mowa w art. 50 ust. 4 ustawy z 30.4.2010 r. o Polskiej Akademii Nauk,
• muzea,
• publiczne organizacje radiowe i telewizyjne,
• uczelnie.

Polska nie zdecydowała się na wprowadzenie dodatkowego mechanizmu prawnego dla korzystania z utworów osieroconych przez podmioty komercyjne i w celach komercyjnych.

Każdy podmiot, których chce korzystać z utworów osieroconych powinien zarejestrować się w bazie Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej  (obecnie EUIPO).  W listopadzie 2015 r. w Bibliotece Narodowej odbyło się szkolenie na temat utworów osieroconych, któremu towarzyszył podręcznik szkoleniowy, szczegółowo przedstawiający procedurę rejestracji.

Kategorie utworów, które mogą zostać osierocone oraz te, które procedurze nie podlegają.

Definicję utworu osieroconego zawiera art.  35⁵.  Za utwór osierocony uważa się utwór, którego uprawnieni z tytułu autorskich praw majątkowych, nie zostali ustaleni lub odnalezieni pomimo przeprowadzenia starannych poszukiwań w dobrej wierze.

Definicja zawiera enumeratywną listę kategorii utworów osieroconych, do których ma zastosowanie dozwolony użytek. Są to:

1. utwory opublikowane w książkach, dziennikach, czasopismach lub innych formach publikacji drukiem,
2. utwory audiowizualne, a także utwory zamówione lub włączone do utworów audiowizualnych lub utrwalone na wideogramach, w zakresie korzystania z utworu audiowizualnego lub wideogramu jako całości,
3. utwory utrwalone na fonogramach,

wyłącznie te, które zostały po raz pierwszy opublikowane lub nadane w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej.

Warunkiem korzystania  jest posiadanie danego utworu przez instytucję objętą zakresem dozwolonego użytku. Ustawa wskazuje wprost, iż Utworami osieroconymi są  utwory (…) znajdujące się w zbiorach podmiotów).

Wolno korzystać również z dzieł, które nie zostały opublikowane lub nadane pod warunkiem, iż zostały rozpowszechnione (za zgodą twórców udostępnione publiczne) przez jedną z uprawnionych instytucji i można założyć, że uprawnieni nie sprzeciwiliby się takiemu korzystaniu.  W uzasadnieniu wskazuje się wprost, iż chodzi o sytuacje,  w których dotychczasowe udostępnianie w ramach zbiorów danej instytucji odbywało się za zgodą uprawnionego (np. jeżeli zmarły twórca jeszcze za życia powierzył instytucji swój dorobek, a więc zrealizował przysługujące mu uprawnienie do decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności, wynikające z art. 16 pkt 4 ustawy), a równocześnie nie ma przesłanek, które pozwalałyby stwierdzić, że uprawnieni (twórca i jego następcy prawni, w tym spadkobiercy) sprzeciwiliby się digitalizacji i udostępnianiu tego typu utworów przy wykorzystaniu technologii cyfrowych.

Poza regulacją znajdują się zdjęcia oraz inne samodzielne utwory plastyczne. Utwory tego rodzaju podlegają regulacji tylko wtedy, gdy zostały włączone (ang. embeded) do wskazanych powyżej kategorii utworów (np. jako ilustracje czy zdjęcia w książce). Podobnie uregulowano utwory zamówione lub włączone do utworów audiowizualnych (np. (scenariusz, muzyka, piosenki) lub innych materiałów utrwalonych na wideogramach. Mogą zostać uznane za osierocone, ale tylko na potrzeby korzystania z utworu audiowizualnego lub wideogramu jako całości.

Ustawodawca przewidział rozwiązanie problemu utworów częściowo osieroconych, czyli utworów współautorskich, których tylko jeden lub kilku, ale nie wszystkie podmioty dysponującymi prawami są możliwi do ustalenia. Korzystanie z takiego utworu będzie możliwe w części na podstawi licencji (w zakresie praw, którymi dysponuje odnaleziony podmiot)  i na podstawie dozwolonego użytku (w zakresie praw, których podmiotu nie udało się odnaleźć).

Pola eksploatacji utworów osieroconych.

Zakres dozwolonego użytku utworów osieroconych ograniczono wyłącznie do dwóch pól eksploatacji,  zwielokrotniania i udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym (udostępnianie online) a dodatkowo, korzystanie z utworów jest możliwe tylko w celu realizacji służących interesowi publicznemu statutowych zadań uprawnionych instytucji. Są to w szczególności zachowanie, odnawianie i udostępnianie w celach kulturalnych i edukacyjnych.  Poza możliwą eksploatacją pozostają m. in. sprzedaż czy dystrybucja gadżetów, publikacja książki, wydanie płyty czy sprzedaż filmu.

Udostępnianie utworów osieroconych online nie musi być nieodpłatne. Można uzyskiwać przychody, o ile zostaną one przeznaczone na pokrycie bezpośrednich kosztów digitalizacji i publicznego udostępniania utworów osieroconych.

Staranne poszukiwanie podmiotów uprawnionych (art. 35⁶).

Należy pamiętać, że poszukiwanie uprawionych do utworów osieroconych odnosi się tylko i wyłącznie do tych, którym przysługują autorskie prawa majątkowe na wymienionych powyżej polach eksploatacji, czyli zwielokrotnianie i udostępnianie online.

Poszukiwanie podmiotów uprawnionych jest najistotniejszym elementem całego ekosystemu korzystania z utworów osieroconych. Musi ono odbyć się przed korzystaniem z utworu, czyli zanim poddamy utwór zwielokrotnieniu i udostępnimy online. Poszukiwanie dotyczy każdego z uprawnionych, którym przysługują autorskie prawa majątkowe do utworu. Powinno być przeprowadzone w sposób staranny, ale także w dobrej wierze.

Staranne poszukiwanie polega  na sprawdzeniu informacji na temat uprawnionych w źródłach odpowiednich dla poszczególnych kategorii utworów. Każdy kraj mógł w miarę dowolny sposób dobierać źródła, uwzględniając lokalną specyfikę. Jedynym warunkiem było uwzględnienie co najmniej tych, które zostały wymienione w załączniku do dyrektywy. Można było zaproponować ich więcej,  tak zrobiła Polska, ale nie mniej.

Poszukiwaniu w dobrej wierze powinna natomiast towarzyszyć chęć odnalezienia podmiotu dysponującego prawami majątkowymi do utworu.  Jeśli osoba prowadząca poszukiwania podejrzewa, iż informacja o podmiocie uprawnionym może znajdować się w innym niż wskazane źródle lub źródłach musi je sprawdzić. Taki sam warunek dotyczy źródeł dostępnych winnych krajach. Choć zasadniczo nie ma obowiązku transgranicznego prowadzenia poszukiwań,  należy je przeprowadzić,  jeśli są ku temu przesłanki.

W związku z tym, iż dyrektywa dotyczy krajów członkowskich UE, korzystanie z utworów osieroconych ograniczono wyłącznie do tych, które zostały po raz pierwszy opublikowane lub nadane w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej. Tym samym poza zakresem regulacji chociażby pozostają bardzo ciekawe zbiory powstałe na terenie obecnej Ukrainy, Rosji czy Białorusi.

Staranne poszukiwanie odbywa się w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, w którym:

• utwór został po raz pierwszy opublikowany, a w przypadku braku publikacji – nadany po raz pierwszy,
• w przypadku utworów, które nie zostały opublikowane albo nadane, w którym siedzibę ma podmiot, który udostępnił utwór publicznie,
• w przypadku utworów audiowizualnych, w którym producent ma siedzibę lub miejsce zwykłego pobytu.

Przed rozpoczęciem starannego poszukiwania należy sprawdzić bazę EUIPO, jeśli poszukiwany utwór jest do niej wpisany, nie ma konieczności przeprowadzania starannego poszukiwania.

Należy pamiętać, że staranne poszukiwania przeprowadzamy dla konkretnego utworu, a nie dla jego ogólnie dla autora lub współautorów. Każdy bowiem utwór danego twórcy może mieć innych uprawnionych do praw majątkowych.

Źródła wymagane do sprawdzenia.

Szczegółowy wykaz źródeł, wymaganych do sprawdzenia w ramach starannego poszukiwania zawiera załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 października 2015 r. w sprawie wykazu źródeł, których sprawdzenie jest wymagane w ramach starannych poszukiwań uprawnionych do utworów i przedmiotów praw pokrewnych, które mogą być uznane za osierocone, oraz sposobu dokumentowania informacji o wynikach starannych poszukiwań (Dz.U. 15.1823).

Każda z pięciu kategorii utworów wymienionych w  ustawie i załączniku do rozporządzenia:

• książki,
• dzienniki, czasopisma i inne publikacje periodyczne,
• utwory plastyczne i fotograficzne,
• utwory audiowizualne i wideogramy oraz utwory i artystyczne wykonania utrwalone na wideogramach,
• utwory i artystyczne wykonania utrwalone na fonogramach

ma swoją listę źródeł. Można je podzielić na kilka grup: bazy dostępne online dla wszystkich za darmo, bazy odpłatne oraz źródła,  do których dostęp jest możliwy za pośrednictwem wskazanych na  liście źródeł podmiotów. W tym ostatnim przypadku należy założyć, że sprawdzanie dostępnych informacji jak  korespondencja z podmiotem może zająć więcej czasu. W fazie planowania projektu należy ten czynnik wziąć pod uwagę.

W odniesieniu do książek:

1. kartoteki wzorcowe haseł osobowych oraz katalogi:

a. Biblioteki Narodowej w Warszawie,

b. Biblioteki Jagiellońskiej w Krakowie,

c. w przypadku utworów o szczególnej tematyce lub charakterze – właściwych ze względu na szczególną tematykę lub charakter utworu bibliotek gromadzących, opracowujących i przechowujących materiały biblioteczne tego typu,

d. w przypadku utworów o tematyce regionalnej – właściwych dla danego regionu:

* bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania (Dz. U. Nr 29, poz. 161 oraz z 1999 r. Nr 50, poz. 513), innych niż Biblioteka Narodowa w Warszawie i Biblioteka Jagiellońska w Krakowie,

* bibliotek wojewódzkich opracowujących bibliografie regionalne, znajdujących się w wykazie bibliotek uprawnionych do otrzymywania publikacji o tematyce regionalnej określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania,

e. własne, w przypadku gdy staranne poszukiwania prowadzi biblioteka lub archiwum,

2. informacje będące w posiadaniu następujących izb i stowarzyszeń twórców i wydawców:

• Polskiej Izby Książki,
• Stowarzyszenia Pisarzy Polskich,
• Związku Literatów Polskich,
• Polskiego PEN Clubu,

3.  następujące bazy danych i rejestry utworów publikowanych w formie drukowanej:

• WATCH (Writers, Artists and their Copyright Holders),
• baza ISBN (International Standard Book Number) prowadzona przez Bibliotekę Narodową,
• VIAF (Virtual International Authority Files),
• ARROW (Accessible Registries of Rights Information and Orphan Works),

4. informacje będące w posiadaniu następujących organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi:

• Stowarzyszenia Autorów ZAiKS,
• Stowarzyszenia Autorów i Wydawców Copyright Polska,
• Stowarzyszenia Zbiorowego Zarządzania Prawami Autorskimi Twórców Dzieł Naukowych i Technicznych KOPIPOL,

f. informacje będące w posiadaniu wydawcy danej publikacji, o ile w dalszym ciągu wydawca ten istnieje w czasie prowadzenia starannych poszukiwań;

W odniesieniu do dzienników, czasopism i innych publikacji periodycznych:

a) kartoteki wzorcowe haseł osobowych oraz katalogi:

• • Biblioteki Narodowej w Warszawie,
  • Biblioteki Jagiellońskiej w Krakowie,
  • w przypadku utworów o szczególnej tematyce lub charakterze – właściwych ze względu na szczególną tematykę lub charakter utworu bibliotek gromadzących, opracowujących i przechowujących materiały biblioteczne tego typu,
  • w przypadku utworów o tematyce regionalnej – właściwych dla danego regionu:

– bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania (Dz. U. Nr 29, poz. 161 oraz z 1999 r. Nr 50, poz. 513), innych niż Biblioteka Narodowa w Warszawie i Biblioteka Jagiellońska w Krakowie,
– bibliotek wojewódzkich opracowujących bibliografie regionalne, znajdujących się w wykazie bibliotek uprawnionych do otrzymywania publikacji o tematyce regionalnej określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania,

• własne, w przypadku gdy staranne poszukiwania prowadzi biblioteka lub archiwum,

b) baza ISSN (International Standard Serial Number) dla publikacji periodycznych, prowadzona przez Bibliotekę Narodową,

c) informacje będące w posiadaniu następujących izb i stowarzyszeń twórców i wydawców:

– Izby Wydawców Prasy,

– Stowarzyszenia Dziennikarzy Polskich,

– Stowarzyszenia Dziennikarzy Rzeczypospolitej Polskiej,

d) informacje będące w posiadaniu następujących organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi:

– Stowarzyszenia Autorów ZAiKS,

– Stowarzyszenia Zbiorowego Zarządzania Prawami Autorskimi Twórców Dzieł Naukowych i Technicznych KOPIPOL,

– Stowarzyszenia Wydawców REPROPOL;

W odniesieniu do utworów plastycznych i fotograficznych, opublikowanych w książkach, dziennikach, czasopismach lub w innych formach publikacji drukiem:

a. w zależności od formy publikacji – źródła, o których mowa w pkt 1 lub 2,

b. w przypadku utworów fotograficznych informacje będące w posiadaniu Związku Polskich Artystów Fotografików oraz w zależności od szczególnej tematyki lub charakteru utworu:

• bazy danych Narodowego Archiwum Cyfrowego,
• bazy danych Polskiej Agencji Prasowej,
• archiwum fotografii Ośrodka Karta,

c. w przypadku utworów plastycznych informacje będące w posiadaniu Związku Polskich Artystów Plastyków.
W odniesieniu do utworów audiowizualnych i wideogramów oraz utworów i artystycznych wykonań utrwalonych na wideogramach:

a. katalog Filmoteki Narodowej w Warszawie,

b. informacje będące w posiadaniu następujących izb i stowarzyszeń:

• Krajowej Izby Producentów Audiowizualnych,
• Stowarzyszenia Filmowców Polskich,

c. bazy danych, kartoteki haseł wzorcowych oraz katalogi:

• Biblioteki Narodowej w Warszawie,
• Biblioteki Jagiellońskiej w Krakowie,
• Narodowego Instytutu Audiowizualnego,
• Wytwórni Filmów Dokumentalnych i Fabularnych,
• Narodowego Archiwum Cyfrowego,

d. następujące bazy danych powiązane z właściwymi normami i identyfikatorami:

• ISAN (International Standard Audiovisual Number),
• IDA (International Documentation on Audiovisual works),

e. wykazy twórców i inne informacje znajdujące się na opakowaniu egzemplarza utworu,

f. informacje będące w posiadaniu następujących organizacji zbiorowego zarządzania:

• Stowarzyszenia Autorów ZAiKS,
• Stowarzyszenia Filmowców Polskich – Związku Autorów i Producentów Audiowizualnych ZAPA,
• Stowarzyszenia Polskich Artystów Teatru, Filmu, Radia i Telewizji ZASP,

g. następujące internetowe bazy danych o utworach, o ile są one ogólnodostępne: filmpolski.pl , www.filmweb.pl , www.stopklatka.p , www.imdb.com,

h. bazy danych zawierające informacje identyfikujące zbiory programowe oraz archiwa dokumentacji aktowej Telewizji Polskiej S.A.;

W odniesieniu do utworów i artystycznych wykonań utrwalonych na fonogramach:

a. następujące bazy danych powiązane z właściwymi normami i identyfikatorami:

• ISWC (International Standard Music Work Code) dla utworów muzycznych,
• ISRC (International Standard Recording Code) dla fonogramów,

b. wykazy twórców i inne informacje znajdujące się na opakowaniu egzemplarza fonogramu,

c.  informacje będące w posiadaniu następujących organizacji zbiorowego zarządzania:

• Stowarzyszenia Autorów ZAiKS,
• Związku Producentów Audio-Video ZPAV,
• Związku Artystów Wykonawców STOART,
• Stowarzyszenia Artystów Wykonawców Utworów Muzycznych i Słowno-Muzycznych SAWP,

d. bazy danych i katalogi zbiorów muzycznych Biblioteki Narodowej w Warszawie,

e. bazy danych Narodowego Archiwum Cyfrowego,

f. bazy danych zawierające informacje identyfikujące zbiory programowe oraz archiwa dokumentacji aktowej publicznych organizacji radiowych.

Możliwość  zlecenia poszukiwań innym podmiotom.

Dyrektywa dopuszcza zlecanie starannego poszukiwania innym podmiotom. Należy wybrać podmiot profesjonalny, którego wiedza i doświadczenie pozwolą na przeprowadzenie starannych poszukiwań w imieniu instytucji. Polski ustawodawca wskazał wyraźnie, że takimi podmiotami mogą być  organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.  Dysponują one zarówno wiedzą jak i doświadczeniem w zakresie poszukiwania uprawnionych. W praktyce może to być jedno ze stowarzyszeń wskazanych jako podmioty do kontaktu w wykazie źródeł dla poszczególnych kategorii utworów.

Odpowiedzialność za staranne poszukiwania spoczywa zawsze na podmiocie korzystającym utworu osieroconego i to do instytucji udostępniające dany utwór będą się zwracać ewentualni dysponenci praw z roszczeniami. W przypadku „niestarannego” poszukiwania będzie miał zastosowanie art. 79  ustawy o prawie autorskim regulujący zakres roszczeń za naruszenie autorskich praw majątkowych. Mogą to być np.: zaniechanie naruszania, usunięcie  skutków naruszenia lub roszczenia finansowe.

W przypadku zlecenia starannego poszukiwania podmiotowi zewnętrznemu kwestię rozkładu odpowiedzialności można wyraźnie uregulować w umowie. W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano także, iż w zakresie odpowiedzialności deliktowej [dopisek aut. odpowiedzialność za czyn niedozwolony] zastosowanie znajdzie ogólna zasada wyrażona w art. 429 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późn. zm.), zgodnie z którym „kto powierza wykonanie czynności drugiemu, ten jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną przez sprawcę przy wykonywaniu powierzonej mu czynności, chyba że nie ponosi winy w wyborze albo że wykonanie czynności powierzył osobie, przedsiębiorstwu lub zakładowi, które w zakresie swej działalności zawodowej trudnią się wykonywaniem takich czynności”. Ten ostatni przypadek może mieć miejsce np. w razie zlecenia przeprowadzenia poszukiwań organizacji zbiorowego zarządzania, która powinna być przygotowana do prawidłowego przeprowadzenia poszukiwań w ramach swojej działalności zawodowej.

Jak należy archiwizować dokumentację procesu starannych poszukiwań?

Wspomniane wcześniej rozporządzenie w §  3 w dość ogólny sposób wskazuje sposób dokumentacji starannych poszukiwań.  Czynności i uzyskane w ich toku informacje należy dokumentować w formie elektronicznej. Dokumentacja powinna  obejmować  korespondencję,  zapis wyników wyszukiwania w bazach danych (wydruki, zrzuty z ekranu). Może także zawierać kopie lub oryginały uzyskanych akt czy dokumentów oraz wszelkie inne materiały dotyczące podmiotów uprawnionych do danego utworu uzyskane w toku starannych poszukiwań.

Zgodnie z §  4 rozporządzenia po zakończeniu starannych poszukiwań sporządza się protokół zawierający opis przeprowadzonych czynności i sprawdzonych źródeł oraz stwierdzenie ich rezultatu. Protokół podpisuje osoba kierująca podmiotem przeprowadzającym staranne poszukiwania. 

Co się dzieje kiedy po dokonaniu wpisu zgłosi się osoba, która twierdzi że jest uprawnionym.

Nawet jeśli poszukiwanie było przeprowadzone starannie i w dobrej wierze może okazać się, że po jakimś czasie odnajdzie się podmiot posiadający do danego utworu. Kwestię tę reguluje art. 35⁸. Taki podmiot może żądać od instytucji „stwierdzenia wygaśnięcia statusu utworu osieroconego”, co de facto skutkuje koniecznością wycofania utworu z dostępności online w bazie danej instytucji oraz w bazie EUIPO. Pod warunkiem jednak, że wykaże się prawami do danego utworu na polach eksploatacji : zwielokrotnianie i dostęp online. Jeśli w ciągu miesiąca instytucja nie wygasi dostępu do utworu,  korzystanie z utworu zgodnie z prawem wygasa z upływem miesięcznego terminu.  Podmiot dysponujący prawami może, choć nie musi oczekiwać godziwej rekompensaty, która powinna uwzględniać trzy elementy: charakter i zakres korzystania z tego utworu, wysokość przychodów uzyskanych  przez podmiot korzystający (w przypadku pobierania opłat za dostęp do utworów osieroconych) oraz szkodę, jaka została wyrządzona uprawnionemu w związku korzystaniem z utworu.